Elektronische Handtekeningen in arbeidsrechtelijke Context

Vandaag duiken we dieper in de wereld van elektronische handtekeningen en hun relevantie binnen het arbeidsrecht.

Laten we eerst de basisprincipes doornemen voordat we ons verdiepen in de verschillende soorten elektronische handtekeningen en hun juridische waarde.

De functie van een handtekening

Laten we beginnen bij de essentie: wat is eigenlijk de functie van een handtekening? Een handtekening dient primair om de ondertekenaar te identificeren, vervolgens om akkoord met de inhoud van een document te bevestigen, en tot slot om de integriteit van het document te waarborgen. Kortom, een handtekening heeft identificatieve, toeëigenings- en integriteitsfuncties.

Elektronische handtekeningen: juridische waarde en soorten

Met de opkomst van digitalisering zijn elektronische handtekeningen steeds gebruikelijker geworden, ook in arbeidsgerelateerde documenten.

Maar hoe zit het met hun juridische geldigheid? Laten we de drie belangrijkste soorten elektronische handtekeningen bespreken:

1. Gewone elektronische handtekening

Dit is de meest toegankelijke vorm van elektronische handtekening, met minimale technische vereisten. Voorbeelden hiervan zijn gescande handgeschreven handtekeningen, typen van een naam in een document, een pincode, enzovoort.

2. Geavanceerde elektronische handtekening

De geavanceerde elektronische handtekening voldoet aan extra technische vereisten en biedt meer garanties. Deze handtekening is uniek verbonden met de ondertekenaar, maakt identificatie mogelijk, wordt gecreëerd met gegevens onder exclusieve controle van de ondertekenaar en waarborgt de integriteit van de gegevens.  Voorbeelen: touch-ID computer of gezichtsherkenning…

3. Gekwalificeerde elektronische handtekening

De gekwalificeerde elektronische handtekening voldoet aan nog strengere technische voorwaarden en vereist gebruik van een gekwalificeerd middel en certificaat. Voorbeelden zijn handtekeningen met behulp van identiteitskaarten of It’sme of via specifieke diensten zoals Adobe Acrobat Reader of DocuSign.

Alle drie de soorten elektronische handtekeningen hebben in principe juridische geldigheid, maar de garanties variëren. Belangrijke principes zijn:

• Het non-discriminatiebeginsel stelt dat een elektronische handtekening niet mag worden geweigerd als bewijs in de rechtbank vanwege het elektronische karakter.
• Een gekwalificeerde elektronische handtekening wordt gelijkgesteld aan een handgeschreven handtekening.
• Erkenning van een gekwalificeerde elektronische handtekening geldt binnen de hele Europese interne markt.

Wat betekent dit alles voor arbeidsovereenkomsten? Voor arbeidsovereenkomsten gelden specifieke vereisten:

• Arbeidsovereenkomsten kunnen elektronisch worden ondertekend met een gekwalificeerde elektronische handtekening of via de elektronische identiteitskaart. Gewone of geavanceerde elektronische handtekeningen zijn niet voldoende.
• Het niet naleven van de vereisten kan verschillende sancties met zich meebrengen, afhankelijk van de aard van de overeenkomst.
• Bovendien moet je deze elektronisch ondertekende arbeidsovereenkomsten ook archiveren volgens de toepasselijke regels.

Praktijkgevallen en Uitzonderingen

We hebben ook enkele praktijkgevallen besproken, zoals het scannen van handgeschreven handtekeningen, goedkeuren via knoppen, bevestigingen per e-mail en het ondertekenen van collectieve arbeidsovereenkomsten.

Conclusie

Elektronische handtekeningen bieden een flexibele en efficiënte manier om documenten te ondertekenen, ook binnen arbeidsrechtelijke contexten. Hoewel verschillende niveaus van elektronische handtekeningen bestaan, is het belangrijk om te voldoen aan de specifieke wettelijke vereisten en te begrijpen welke vorm van handtekening geschikt is voor elk type document.