Het begint allemaal met die ene foto. Je hebt net een geweldige foto genomen van je collega maar voordat je het deelt op de bedrijfswebsite, is het tijd om na te denken over de vraag of dit zomaar kan.Ā Want ja, een foto nemen is Ć©Ć©n ding, maar die foto ook gebruiken?
Het recht op afbeelding heeft immers twee gezichten: de toestemming om een foto te nemen en de toestemming om die foto te gebruiken. Ze zijn als tweelingen die weliswaar familie zijn, maar elk hun eigen grillen hebben. Dus, vergeet niet om beide apart te vragen!
En laten we de GDPR-regels niet vergeten! Die geven je collega niet alleen het recht om te vragen zijn foto te verwijderen als hij plotseling op de bedrijfswebsite verschijnt, maar geven jou als verantwoordelijke voor de verwerking ook de taak om een legitiem doel te hebben voor het gebruik van die foto. Geen willekeurige Instagramwaardige postjes zonder reden dus!
En wat als je een toffe bedrijfsfotoshoot organiseert en de foto’s zijn echte pareltjes? Kan je deze dan zomaar op flyers, marketingcampagnes en billboards slingeren?
Waarom zijn we zo dol op foto’s van werknemers op onze website en social media? Het draait allemaal om (employer) branding, blije gezichten en laten zien hoe fantastisch het is om bij jou te werken.
Maar vergeet niet, je hebt die toestemmingen nodig van de betrokken werknemers .Ā
En laten we daarnaast niet vergeten dat sommige werknemers zelfs de rol van bedrijfsambassadeur op zich nemen op sociale media. Maar pas op, ook hier is goede communicatie en duidelijke afspraken essentieel.
Soms is er geen ontkomen aan en zal de toestemming van de betrokkene niet de rechtsgrond uitmaken, zoals bij het gebruik van foto’s op badges voor toegang tot gebouwen. Hier kan een werkgever zicht beroepen op een gerechtvaardigd belang op de werkvloer, denken we maar aan de noodzaak van identificatie in bijvoorbeeld high-security zones of omwille van veiligheidsredenen.Ā Ā
Maar let op, zelfs met een gerechtvaardigd belang mag je die foto’s niet zomaar op je website of social media gooien. Als je dat wilt, is de gouden regel: opnieuw toestemming vragen.
Het organigram, de plaats waar elke werknemer zijn moment in de schijnwerpers krijgt. Hier is een gerechtvaardigd belang moeilijk te vinden, dus het draait weer om die toestemming. Laat werknemers zelf beslissen of ze hun foto willen delen op het bedrijfsportaal net zoals het opladen van fotoās in tools Ć la Teams, Skype, ā¦.
Bij het einde van de arbeidsovereenkomst moeten werkgevers persoonsgegevens van de werknemer verwijderen tenzij er wettelijke bepalingen zijn die je opleggen om bepaalde zaken gedurende een bepaalde termijn te bewaren.Ā Fotoās, persoongegevens op je website, social media van ex-werknemers verwijder je dus best zo snel mogelijk om latereĀ problemen te vermijden.
Delen op
